Automação de tarefas

A automação de tarefas faz o Precepto trabalhar por você nos bastidores: você configura uma regra uma vez e, sempre que um prazo, audiência ou conta se aproxima (ou já venceu), o sistema abre uma tarefa sozinho e a envia para a pessoa certa — sem ninguém precisar lembrar. É o passo seguinte ao “da intimação ao prazo”: agora o evento também vira uma tarefa rastreável.

Como funciona

Uma vez por dia, o Precepto verifica seus prazos, eventos e lançamentos financeiros e compara com as regras de automação do escritório. Quando um item entra na janela que você definiu, uma tarefa é criada automaticamente na área de Tarefas, já com título, responsável e vínculo ao registro de origem. Cada tarefa aparece com um selo indicando que veio de uma automação, e o botão “Ver origem” leva direto ao prazo, evento ou conta que a gerou.

As regras não se repetem à toa: o Precepto controla para que cada item gere apenas uma tarefa por pessoa dentro da mesma janela — você não recebe a mesma cobrança várias vezes.

Os gatilhos disponíveis

Cada regra usa um gatilho — o evento que dispara a criação da tarefa:

• Prazo processual se aproximando — cria uma tarefa de preparação antes do vencimento de um prazo.
• Audiência ou evento se aproximando — cria uma tarefa para preparar a audiência, reunião ou compromisso da agenda.
• Conta a pagar vencendo — avisa com antecedência sobre uma despesa prestes a vencer.
• Honorário a receber vencendo — lembra de cobrar um honorário perto do vencimento.
• Fatura vencendo — sinaliza uma fatura do escritório próxima do prazo.
• Financeiro vencido — cutuca contas, honorários e faturas que já passaram do vencimento e continuam em aberto.

Para quem a tarefa vai

Ao criar a regra, você escolhe quem recebe a tarefa. As opções variam conforme o gatilho, mas em geral a tarefa pode ir para:

• O advogado responsável pelo caso — quando o gatilho está ligado a um processo.
• Os responsáveis pelo prazo ou os participantes do evento — para prazos e audiências.
• Os responsáveis financeiros — para os gatilhos de contas, honorários e faturas.
• Uma pessoa fixa — sempre a mesma pessoa que você indicar, independentemente do caso.

Criando uma regra

Em Configurações → Automação (disponível para administradores do escritório), clique em Nova regra e preencha:

1. Gatilho — o evento que dispara a tarefa (veja a lista acima).
2. Para quem — o responsável que receberá a tarefa.
3. Janela de antecedência — quantos dias antes do vencimento a tarefa deve ser criada.
4. Título da tarefa — o texto que aparece na tarefa, com variáveis que o Precepto preenche sozinho.

Janela de antecedência e itens vencidos

Para os gatilhos de vencimento, a janela de antecedência define com quanto tempo você quer ser avisado — por exemplo, criar a tarefa três dias antes do prazo. Já o gatilho Financeiro vencido usa uma janela de tolerância: ele olha para trás e cutuca itens que venceram há até o número de dias que você definir, para nada em aberto passar despercebido.

Onde acompanhar as tarefas criadas

Todas as tarefas — criadas à mão ou por automação — ficam na área de Tarefas, e o responsável também é avisado por notificação. Para gatilhos ligados a prazos e agenda, vale conhecer Prazos processuais e Agenda e eventos; para os gatilhos financeiros, veja o Módulo financeiro.